Controle de despesas de projetos: guia passo a passo, ferramentas e dicas
A maioria dos orçamentos de projeto não fracassa num momento dramático. Eles derivam: uma entrega que ninguém registrou, uma fatura de terceirizado que chegou três semanas atrasada, um extrato de cartão conciliado muito depois da decisão que deveria ter orientado. Este é o ciclo inteiro, na ordem em que você realmente faz.
1. Comece pelo projeto, não pela despesa
Um projeto é o recipiente do qual tudo o mais depende: um orçamento, um conjunto de categorias de custo, as pessoas autorizadas a gastar nele e uma data de início e de fim. Acerte esse recipiente e cada etapa seguinte tem onde se arquivar.
Mantenha os projetos no nível em que você defenderia um número. Um projeto por obra, por contrato com cliente, por produção, por campanha. Se nunca perguntariam a você “quanto isso custou?” sobre uma coisa, ela não é um projeto, é uma categoria dentro de um.
No TaskSpend você pode começar por um modelo. Escolha Construção, Filme & Produção, Eventos, Consultoria ou um dos outros nichos e o projeto já vem com categorias de custo sensatas, seu orçamento dividido entre elas por peso e limites de aprovação padrão que você pode alterar.
2. Defina um orçamento, e decida de que tipo ele é
Esta é a etapa que as equipes pulam, e é a que decide se qualquer número posterior vai significar alguma coisa. Há dois tipos honestos de orçamento:
- Um orçamento total. Um só valor para toda a vida do projeto. Uma obra de acabamento de $45,000 é $45,000 quer você olhe na segunda semana ou no quarto mês.
- Um orçamento mensal. Um valor que reinicia, para trabalho contínuo sem data de fim: um retainer, um contrato de manutenção, um orçamento de operações.
O TaskSpend pergunta qual dos dois você quer dizer, porque a aritmética é diferente. Um orçamento total nunca é dividido entre períodos: mude a aba Orçamento para Semana ou Mês e você vê o gasto daquele período contra o mesmo valor cheio, não uma fatia proporcional dele. Um orçamento mensal, sim, acompanha a escala. Escolher errado é como um projeto aparece “acima do orçamento” no segundo mês e fica assim para sempre.
3. Divida o orçamento por recurso de custo
Um único número para o projeto diz que você está em apuros. Não diz onde. Divida o orçamento nas categorias de custo que o trabalho realmente tem: mão de obra, materiais, equipamentos, terceirizados, viagens, licenças.
Duas regras que mantêm isso útil. Use o menor número de categorias que mudaria uma decisão, porque uma categoria à qual ninguém consegue atribuir uma despesa com confiança é pior do que nenhuma. E aloque o orçamento inteiro, incluindo uma linha de contingência, para que o “não alocado” nunca vire o lugar onde as surpresas se escondem.
Há um passo a passo completo em como usar recursos de custo do orçamento.
4. Decida quem pode gastar, e quanto
As funções fazem o trabalho pesado aqui. No TaskSpend, Proprietários e Aprovadores veem o orçamento inteiro e decidem; Membros enviam as próprias despesas e solicitações e veem o próprio trabalho, não as finanças da empresa; Visualizadores leem sem mexer.
Depois, defina um limite de aprovação automática por categoria, para que o sistema só interrompa alguém quando o valor merecer. Uma caixa de parafusos de $22 abaixo de um limite de materiais de $250 se lança sozinha. Um sinal de $1,200 para o fornecedor, não.
As regras de aprovação automática são gratuitas em todos os planos. A questão não é aprovar menos, é fazer com que as aprovações que sobram valham a leitura.
5. Capture o recibo no momento do pagamento
Todo problema de recibo é um problema de tempo. O recibo existe, intacto e legível, por uns noventa segundos depois que o cartão sai da maquininha. Depois disso está num bolso, na porta da van, num casaco que você só vai vestir de novo em outubro.
Então a etapa de captura tem de caber nesses noventa segundos. Aponte a câmera, deixe estabelecimento, valor, data e categoria se preencherem sozinhos, confirme, pronto. No iPhone você pode colocar um controle Digitalizar recibo na Tela Bloqueada e nem precisar abrir o app.
Se sua equipe está num lugar sem sinal, o que num canteiro é a maior parte do tempo, a captura ainda tem de funcionar. Despesas, recibos e solicitações ficam na fila do celular e se enviam sozinhas quando a conexão volta.
6. Aprove antes de o dinheiro sair, não depois
Aprovar uma despesa depois de paga não é aprovação, é contabilidade com uma janela de confirmação. A decisão que muda um resultado acontece antes da compra.
Uma solicitação de pré-aprovação leva o valor, a categoria, o motivo e o orçamento do fornecedor. Os aprovadores recebem uma fila, decidem pelo celular, e a solicitação aprovada vira uma despesa registrada com a decisão anexada. As perguntas moram numa conversa na própria solicitação, então “por que compramos isso?” tem resposta seis meses depois.
7. Concilie o extrato, não o redigite
No fim do mês há um extrato de cartão ou banco com linhas que ninguém viu. Importe em PDF ou CSV em vez de redigitar: o TaskSpend lê as linhas, separa cobranças de reembolsos pelo sinal e as lança como despesas que você pode categorizar em massa.
Depois faça uma passagem procurando a mesma despesa duas vezes, que é para isso que serve a Revisão de gastos de fim de mês. Um recibo fotografado no canteiro e a mesma cobrança caindo depois no extrato é a duplicidade mais comum que existe.
8. Feche o mês e gere o relatório
Dois públicos, duas saídas. Seu contador quer o livro-razão: envie as despesas aprovadas para o QuickBooks Online ou o Xero, ou exporte um CSV. Seu cliente ou seus próprios registros querem a história: um PDF detalhado para o projeto ou período, com os recibos anexados.
Seis formas de as equipes controlarem custos de projeto, e quais combinar
Não existe uma única forma certa de controlar custos de projeto. Existe a forma certa para o tamanho da sua equipe, a velocidade com que o dinheiro se move e quanto processo as pessoas realmente toleram. Seis, da mais barata à mais completa, com o custo honesto de cada uma.
1. A planilha compartilhada
Uma planilha por projeto, alguém digita as linhas. Gratuita, universalmente entendida e correta só no dia em que é atualizada; quem a mantém está fazendo digitação em vez do próprio trabalho, e a comprovação mora em outro lugar, geralmente no rolo da câmera. Certa para quem trabalha sozinho num projeto curto, ou como a coisa que você vai substituir.
2. Extratos de cartão no fim do mês
Ninguém controla nada durante o mês; no fim, você atribui cada linha do extrato a um projeto. Toda decisão é retrospectiva: você descobre em setembro que agosto estourou. Dinheiro vivo e cartões pessoais somem, e ninguém lembra o que era “SQ *MERCHANT 4471”. Se você trabalha assim, pelo menos pare de redigitar: um extrato em PDF ou CSV é importado diretamente, cobranças e reembolsos separados pelo sinal, categorizados em massa, gratuito em todos os planos.
3. Custeio de obras dentro do software de contabilidade
Projetos do QuickBooks Online ou categorias de rastreamento do Xero. O livro-razão é o sistema de registro certo e a superfície de captura errada: ele só vê o dinheiro depois que ele se moveu, então pode relatar um problema mas nunca evitá-lo, e as pessoas que gastam não vão fazer login nele. Mantenha-o, como destino e não como o método inteiro.
4. Captura pelo celular com um app dedicado
Quem gasta o dinheiro captura no balcão: fotografado, lido, categorizado e lançado no projeto antes de sair da loja. Custa uma ferramenta para aprender e, passado o nível gratuito, uma assinatura. Em troca, o orçamento fica atual em vez de reconstruído, e a comprovação fica anexada à despesa em vez de espalhada por cinco rolos de câmera.
5. Acompanhe compromissos, não só pagamentos
No momento em que uma compra é aprovada, o dinheiro conta contra o orçamento, tenha ou não saído da conta. Esta é a diferença entre o que você gastou e o que você prometeu, e é a disciplina que de fato evita estouros em vez de documentá-los. Use para qualquer coisa com prazo de entrega: terceirizados, equipamentos, sinais.
6. Orçamentos por categoria com alertas de verdade
O orçamento do projeto é dividido entre categorias de custo e cada uma é acompanhada de forma independente. A mão de obra pode estar bem enquanto os materiais estão 30% acima, e você descobre enquanto ainda importa. Vinte minutos de configuração por projeto, e a disciplina de categorizar conforme avança. Há um passo a passo em como usar recursos de custo do orçamento.
Então, qual delas? Quase toda equipe pequena acaba combinando três: captura pelo celular durante o mês, acompanhamento de compromissos para os itens grandes e o livro-razão contábil como destino. A planilha é um ponto de partida, e a abordagem só por extrato é aquilo de que você está fugindo. É isso que o TaskSpend é: ele não substitui o software do seu contador, ele o alimenta com dados limpos.
O TaskSpend é gratuito para um projeto, dez colegas, 100 despesas e 50 solicitações por mês, incluindo orçamentos, recibos, aprovações, importação de extratos e cinco faturas por mês. O Premium remove os limites e acrescenta a sincronização contábil.
Seis dicas que mudam os números
- Torne a captura mais curta que a alternativa. Se fotografar um recibo demora mais do que enfiá-lo no bolso, o bolso ganha. Toda vez.
- Orce a contingência explicitamente. Uma reserva de 10% sem nome é gasta de forma invisível. Uma com nome é gasta de propósito.
- Acompanhe compromissos, não só pagamentos. Um orçamento de terceirizado de $8,000 aprovado é dinheiro que já foi, diga o que disser o saldo do banco.
- Defina limites de aprovação automática altos o bastante para serem usados. Um limite que trava tudo ensina as pessoas a contorná-lo.
- Concilie toda semana, não todo mês. Cinco minutos numa sexta valem mais que três horas no dia 31, e você ainda pode agir sobre o que encontrar.
- Guarde a moeda original e o valor original. Se um fornecedor faturou em euros, aquele valor em euros é o fato. O número convertido é um valor derivado, e deveria dizer isso.
Uma primeira semana realista
Dia um: crie o projeto, defina o orçamento, escolha o modelo, ajuste as categorias. Vinte minutos.
Dia um: convide a equipe, defina as funções, defina um limite de aprovação automática por categoria. Dez minutos.
Dias dois a sete: todo mundo captura no balcão. Nada mais muda.
Dia sete: importe o extrato do mês passado, faça uma passagem de revisão, olhe o orçamento por categoria. Meia hora, e você sabe em que pé está.
Comece a controlar o próximo projeto direito
Defina um orçamento, capture recibos na hora e aprove antes de o dinheiro sair.
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