TaskSpend에서 예산 비용 자원 사용하기
$45,000짜리 프로젝트 예산은 문제가 생겼다는 것은 알려 주지만, 어디에서 생겼는지는 절대 알려 주지 않습니다. 비용 자원은 그 숫자 하나를 실제 작업을 이루는 요소들로 나누는 방법입니다. 그래야 예산이 문제를 알리는 데 그치지 않고 문제를 가리킬 수 있습니다.
비용 자원이란
비용 자원은 프로젝트 안에서 예산의 일부를 따로 가진 이름 있는 카테고리입니다: 인건비, 자재비, 장비비, 하도급, 인허가, 출장. 모든 경비는 이 중 하나에 기록되고, 각 카테고리는 자기 배분액과 비교해 추적됩니다.
카테고리가 자기 자리를 얻을 만한지 판단하는 기준: 그 항목이 30% 초과된 것을 보면 다음 주에 하는 일이 달라지나요? 그렇다면 비용 자원입니다. 아니라면 세부 항목이고, 다른 카테고리 안에 들어가야 합니다.
템플릿에서 시작하기
목록을 직접 만들 필요는 없습니다. 프로젝트를 만들 때 작업에 가장 가까운 템플릿을 고르세요: 건설, 영화 & 제작, 이벤트, 컨설팅, 마케팅, 운영, 제품, 연구, 재무, 또는 집안 프로젝트, 가족 행사, 여행을 위한 가정용 템플릿.
템플릿은 카테고리를 채워 넣고, 입력한 예산을 가중치에 따라 나누고, 보통 필요한 카테고리에는 기본 자동 승인 한도를 정해 둡니다. 건설 프로젝트는 빈 목록이 아니라 자재비, 인건비, 장비 임대, 하도급이 이미 가중치와 함께 준비된 상태로 시작합니다.
템플릿이 만드는 모든 것은 평범한 프로젝트 데이터입니다. 카테고리 이름을 바꾸고, 가중치를 조정하고, 지우고, 직접 추가하세요.
나누기 전에 예산의 의미부터 정하기
TaskSpend는 프로젝트 예산이 프로젝트 전체 기간에 대한 전체 금액인지, 매달 초기화되는 월별 금액인지 묻습니다. 이 선택에 따라 모든 카테고리 아래의 계산이 달라집니다.
- 전체 예산은 기간별로 나뉘지 않습니다. 예산 탭을 주, 월, 분기로 바꾸면 그 기간의 지출을 같은 전체 금액과 비교해 볼 수 있습니다.
- 월별 예산은 보고 있는 기간에 맞춰 조정됩니다.
인테리어 공사, 제작, 범위가 정해진 계약에는 전체를 고르세요. 리테이너, 유지보수, 운영에는 월별을 고르세요.
타임라인에 따라 배분하기
여러 달에 걸친 작업이라면 예산 배분을 켜세요. 같은 금액이 주별, 월별, 분기별, 총액의 네 가지로 연결되어 표시됩니다. 어느 행을 고쳐도 나머지가 따라옵니다.
계산은 일부러 단순하게 만들어서, 이미 스프레드시트에 있는 숫자와 맞아떨어집니다: 한 분기는 세 달이고, 한 분기는 13주이므로 주별은 월별 × 3 ÷ 13이며, 총액은 월별 금액을 프로젝트 타임라인에 걸쳐 펼친 값입니다. 실제로 아는 숫자를 넣으면 나머지는 저절로 계산됩니다.
자원마다 승인 규칙 정하기
비용 자원에는 두 가지 규칙을 둘 수 있고, 이 둘이 함께 카테고리의 모든 건에 사람이 끼어들지 않아도 되게 해 줍니다:
- 자동 승인 한도. 이 금액 이하의 경비는 자동으로 승인됩니다. 자재비를 $250로 정하면 나사 한 상자 때문에 누군가를 방해하는 일이 없어지고, $1,200짜리 주문은 여전히 내게 옵니다.
- 영수증 필수 기준 금액. 이 금액을 넘는 경비는 영수증이 첨부되어야 완료됩니다. 그래서 증빙은 모든 곳에서 잔소리하는 대신 중요한 곳에서만 요구됩니다.
자동 승인 규칙은 모든 요금제에서 무료입니다. 목표는 승인 건수를 줄이는 것 자체가 아니라, 남은 승인 건이 읽을 가치가 있게 만드는 것입니다.
지켜보기
예산 탭에는 모든 비용 자원이 배분액, 지출, 막대와 함께 나열됩니다. 하나를 탭하면 그 숫자 뒤의 경비가 보입니다. 실제로 배분액을 넘긴 카테고리는 소유자와 승인자에게 알림으로 표시되는데, 정말 초과했을 때만 그렇습니다. 모두가 무시하게 되는 임의의 80% 경고 같은 것은 없습니다.
사전 승인된 요청은 결제될 때가 아니라 승인될 때 예산에 반영되므로, 카테고리에는 확정된 돈도 함께 보입니다. 이것이 보통 지금 알게 되는 것과 명세서에서 알게 되는 것의 차이입니다.
비용이 다른 통화로 들어올 때
유로로 된 공급업체 청구서도 달러 카테고리에 기록해야 합니다. TaskSpend는 그날의 유럽중앙은행 기준 환율로 환산하고, 경비에 환율과 날짜를 적어 두고, 원래 금액과 통화를 그대로 첨부해 둡니다. 카테고리는 비교 가능한 숫자를 보고, 기록은 사실을 간직합니다.
비용 자원별 보고
지출이 카테고리별로 정리되고 나면 보고서는 쉬운 부분입니다: 프로젝트 전체나 원하는 기간의 카테고리별 합계를 영수증이 첨부된 PDF나 스프레드시트용 CSV로 만듭니다. QuickBooks Online이나 Xero와 동기화하면 카테고리가 계정과목에 매핑되어, 장부로 넘어가도 구분이 그대로 유지됩니다.